Procedure e obblighi: comprendere la fatturazione svizzera nel 2022

A seconda dei beni e servizi venduti, del valore dell’operazione, della natura del beneficiario e anche delle dimensioni dell’azienda, le procedure e gli obblighi da rispettare per emettere fattura cambiano. Vuoi conoscere questo documento contabile nei minimi dettagli? Segui la nostra guida!

In quali casi si emette fattura?

Definizione di fattura

La fattura, documento contabile che serve a comprovare un acquisto o una vendita, riporta tutte le informazioni utili di un’operazione. 

La validità di questa registrazione implica necessariamente l’accordo reciproco dei firmatari, sia espresso che tacito. Pertanto è sufficiente un accordo sui punti essenziali del contratto.

Buono a sapersi: L’eventuale controversia sui punti secondari della fattura sarà risolta da un giudice.

La fattura, richiesta dal destinatario e consegnata dal fornitore, offre garanzie su questi tre aspetti dell’operazione:

• origine;
• integrità;
• autenticità.

Per beni e servizi di valore inferiore a 400 CHF, non è obbligatorio emettere fattura: basta lo scontrino di cassa, che non riporta i dati del destinatario.

Al di sopra di questa soglia, il documento contabile è legalmente valido sotto forme quali:

• il contratto;
• la quietanza;
• la nota di credito;
• lo scontrino o la distinta di cassa (in forma cartacea o elettronica).

Attenzione! Alcuni documenti invece non hanno valore di fattura, come ad esempio:

• fax;
• ordini d’acquisto;
• bolle di consegna;
• registri delle fatture;
• messaggi di posta elettronica;
• fatture inviate in formato elettronico.

Inoltre, fotocopie e duplicati hanno una validità limitata.

A ogni modo, il principio di libertà dei mezzi di prova previsto all’articolo 958F del “Libro quinto: Diritto delle obbligazioni” accorda la stessa forza probante alle fatture indipendentemente dal supporto – cartaceo, elettronico o digitale (su decisione del Consiglio federale).

La Legge federale di complemento del Codice civile svizzero precisa che i documenti contabili devono garantire la concordanza con l’operazione e rimanere disponibili in ogni momento per una durata minima di 10 anni a partire dalla fine dell’esercizio. 

Ruolo della contabilità

La fatturazione è un aspetto centrale della contabilità in azienda. Pertanto, oltre al principio di libertà dei mezzi di prova, esiste il principio della tenuta regolare dei conti (previsto all’articolo 957). 

Quest’ultimo stabilisce che ogni operazione fatturabile deve essere:

• registrata in modo completo, sistematico e verificabile;
• presentata in modo chiaro e leggibile;
• provata da un documento contabile;
• adeguata alla natura e alle dimensioni dell’impresa.

La fattura è quindi un documento che serve non solo a ricostruire interamente le operazioni effettuate dall’azienda ma contribuisce anche (quando abbinata agli altri elementi della contabilità) a dipingere un quadro fedele del suo patrimonio, della sua situazione finanziaria e dei suoi risultati.

Soggetti interessati

Anche se la fattura può essere chiesta a un fornitore o un creditore, non tutte le aziende elvetiche hanno l’obbligo di seguire lo stesso regime contabile.

Se l’ultimo esercizio mostra un fatturato inferiore a 500.000 CHF, la contabilità sarà alleggerita in quanto si dovranno registrare solo le ricevute e i costi, oltre a dichiarare il patrimonio.

Le stesse disposizioni valgono per:

• le associazioni e fondazioni che non hanno l’obbligo di iscrizione al Registro del commercio;
• le fondazioni che non hanno l’obbligo di nominare un organo di revisione.

Se, invece, l’ultimo esercizio contabile evidenzia un fatturato superiore a 500.000 CHF è necessario tenere una contabilità completa.

N.B.: Questa misura si rivolge soprattutto alle ditte individuali, alle società di persone e alle persone giuridiche. 

Come si redige una fattura?

Obblighi di una fattura

Tra gli elementi necessari in fattura, tre sono soggetti a norme particolari.

Firma

La giurisprudenza svizzera tiene conto dei progressi tecnologici e autorizza, di conseguenza, la firma elettronica per convalidare il documento contabile.

Anche se facoltativa, può facilitare l’autenticazione e la verifica di tutti i dati trasmessi. Il principio di libertà dei mezzi di prova la rende una pratica alternativa alla firma su supporto cartaceo.

Essenziale per l’azienda, la firma serve soprattutto a garantire maggiore tutela dalle modifiche a posteriori di alcuni termini del contratto che possono non essere identificate.

È richiesta sui documenti relativi alla:

• deduzione,
• percezione, e
• riscossione dell’imposta.

Prezzo

L’importo della fornitura di merci o servizi è indicato in modo chiaro. 

Potendo riguardare un’operazione con l’estero, è importante sapere in quale valuta esprimere la tariffa:

• Operazioni nazionali. Quando l’operazione avviene interamente entro le frontiere svizzere, i prezzi possono essere espressi solo in CHF.
• Operazioni internazionali. Se il destinatario delle merci o del servizio risiede all’estero, l’importo totale si esprime in CHF ma in fattura deve comparire anche l’equivalente nella valuta del cliente.
• Partner commerciali internazionali. Se, invece, si è i destinatari in un’operazione B2B, gli importi si esprimono nella valuta del fornitore e il totale deve essere indicato anche in franchi svizzeri.

Buono a sapersi: La conversione delle valute può essere basata sul tasso di cambio ufficiale pubblicato dall’Amministrazione federale delle dogane.

Oltre alle operazioni bilaterali, la contabilità generale di un’azienda è solitamente tenuta nella valuta nazionale, o in quella delle attività più frequenti.

La fattura viene redatta in una delle lingue nazionali (francese, italiano, tedesco) oppure, se più pratico, in inglese.

Imposta sul Valore Aggiunto (IVA)

Ricordiamo che l’aliquota IVA dipende dall’attività svolta e può essere:

• normale, del 7,7%, per la vendita della maggior parte di veicoli, gioielli, capi d’abbigliamento o alcolici, nonché servizi.
• speciale, del 3,7%, per il settore ricettivo e dell’hôtellerie.
• ridotta, del 2,5%, soprattutto per beni di consumo (alimentari), prodotti medicinali, libri e giornali.

Per comprendere l’IVA più a fondo, consigliamo di scoprire basi, aliquote ed esenzioni. Essendo ogni caso a parte, è anche possibile rivolgersi a un esportatore autorizzato o all’Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC).

Richiesta della fattura

Oltre all’obbligo per le aziende di tenere una contabilità completa e veritiera, la fattura è un documento che qualsiasi beneficiario di una fornitura di importo superiore a 400 CHF ha il diritto di chiedere.

Può essere redatta direttamente dal fornitore o da un consulente esterno (in questo caso, si parla di outsourcing). A ogni modo, la veridicità del documento è responsabilità del fornitore.

N.B.: La fattura è un documento contabile necessario per garantire la deduzione dell’imposta precedente e può essere intestata a una persona fisica o giuridica.

In questo contesto, bisogna indicare almeno il fornitore, il cliente, la merce o i servizi venduti. Altre diciture possono essere obbligatorie ai sensi dell’articolo 26 della Legge federale concernente l’imposta sul valore aggiunto.

Pagamento di una fattura

Se in fattura è possibile indicare un termine di pagamento, l’assenza di una deadline implica che il saldo può essere richiesto immediatamente. 

In caso di ritardo nel pagamento, l’articolo 104 della Legge federale di complemento del Codice civile precisa che:

• il debitore in mora deve pagare interessi moratori del 5% annuo, quand’anche nel contratto sia stato pattuito un tasso inferiore.
• l’eventuale tasso superiore al 5% (ad es., il tasso di attualizzazione nel B2B) specificato in fattura prevarrà.

Buono a sapersi: In Svizzera, le fatture sono generalmente pagate a 10-30 giorni e più di due terzi di mese in mese.

Essendo ogni caso specifico, l’AFC può fornire informazioni dettagliate per accompagnarti nella fatturazione.

Contatti:

Amministrazione federale delle contribuzioni

Eigerstrasse 65

3003 Berne

Téléphone : +41 58 46 271 06

Per riassumere, la fattura:

• permette di verificare l’autenticità della fornitura;
• è legalmente valida solo con l’accordo delle due parti (fornitore e cliente);
• è obbligatoria per le operazioni di importo superiore a 400 CHF;
• ha lo stesso valore probante  indipendentemente dal supporto cartaceo o elettronico (nel rispetto del principio di libertà dei mezzi di prova);
• è espressa nelle valute principalmente usate dal fornitore e dal cliente;
• ha un’aliquota IVA che varia in base al tipo di fornitura;
• deve obbligatoriamente essere fornita su semplice richiesta del cliente;
• il ritardo nel pagamento comporta un tasso di mora annuo di almeno il 5%.