OPEX e CAPEX: gestire l’equilibrio delle spese

Pagamenti correnti e grossi investimenti sono due voci di spesa complementari nella vita di un’azienda, che tuttavia vanno gestite in modi diversi. OPEX e CAPEX: per alcuni, mantenere l’equilibrio tra questi “Yin e Yang” della gestione di tesoreria può essere una vera sfida.

Vuoi riuscire a gestire meglio le sfide poste da queste due fonti di spesa? Segui la guida!

Comprendere l’OPEX

Definizione

Forma contratta dell’inglese “Operational Expenditure”, OPEX si riferisce alle spese operative legate a un prodotto, un sistema, ma anche e soprattutto a un’azienda. L’introduzione di questo termine aiuta a comprendere e visualizzare meglio la struttura dei costi di un’azienda.

In pratica, le OPEX rappresentano le spese più ricorrenti e ammortizzate in modo più diretto. Queste spese sono necessarie al buon funzionamento di un’azienda per garantirne una crescita regolare.

Le OPEX possono essere classificate in due sottocategorie:

Le SG&A (Selling, general and administrative expenses; spese di vendita, generali e amministrative) sono le spese correnti necessarie al funzionamento e alla crescita dell’azienda:

• risorse umane: stipendi dei dipendenti e oneri previdenziali (aree contabilità, marketing, informatica, amministrazione, ecc.);
• costi di sviluppo: budget marketing e pubblicità, come pure le rate mensili dei prestiti;
• costi immobiliari: affitti, assicurazioni.

I COGS (Costs of goods sold, costi del venduto) sono i costi relativi alla vendita di beni o servizi:

• risorse materiali: materie prime, componenti;
• risorse energetiche: acqua, gas, elettricità;
• costi logistici: spostamenti, viaggi d’affari, consegne.

N.B.: La maggior parte delle spese operative possono  essere descritte come beni di consumo nella misura in cui non rappresentano un investimento di lunga durata. Le OPEX, quindi, vengono generalmente pagate e “consumate” in uno stesso periodo contabile.

In termini di gestione della tesoreria, privilegiando le spese operative si favorisce il livellamento dei flussi finanziari e quindi (a patto di una gestione efficace) un’ottimizzazione dei fabbisogni di capitale circolante.

Comprendere il CAPEX

Definizione

Contrariamente alle OPEX, le Capital Expenditures (CAPEX) sono le spese di investimento e pertanto più mirate alla crescita a lungo termine dell’azienda.

Le spese di investimento pesano molto sul bilancio del fabbisogno di capitale circolante perché costituiscono in genere un impegno finanziario importante il cui rendimento (Return On Investment, ROI) può essere percepito solo gradualmente e dopo diversi mesi o anni.

Le CAPEX possono rappresentare diversi tipi di investimento, ad esempio:

• acquisto di veicoli;
• acquisto di materiale informatico (computer);
• acquisto di apparecchiature per la produzione (macchine utensili);
• ottimizzazione delle apparecchiature.

Gli azionisti guardano con prudenza alle CAPEX perché sono la spia delle prospettive di crescita a più lungo termine e possono quindi annunciare un aumento progressivo di risultati e dividendi.Buono a sapersi: Le spese di investimento possono essere finanziate sia internamente (fondi propri dell’azienda) sia attraverso soluzioni come l’indebitamento o il crowdfunding.

Costi nascosti

Anche se le CAPEX rappresentano un investimento specifico (e generalmente cospicuo), sarebbe sbagliato pensare che l’acquisto sia la sola fonte di spesa.Infatti, una spesa di investimento comporta spesso costi connessi necessari alla gestione come:

• oneri (elettricità, climatizzazione);
• stoccaggio (mancati guadagni con lo spazio utilizzato);
• manutenzione tecnica (pulizia, aggiornamento).

Per non tralasciare nessuno dei molti parametri da tenere in conto in vista di una spesa di investimento, è bene anticipare la frequenza d’uso delle CAPEX. Questa misura faciliterà il calcolo del ROI e aiuterà a fissare la data della relativa soglia di redditività.

OPEX o CAPEX: il dilemma di ogni azienda

Sfide

OPEX e CAPEX rappresentano due categorie complementari e necessarie per la gestione (OPEX) e la crescita (CAPEX) dell’azienda. È pertanto evidente che l’equilibrio tra questi due tipi di spesa è una sfida importante per qualsiasi azienda.

Essendo queste spese i pilastri della produzione di ricchezza, tutte le leve che permettono di ottimizzare la gestione della tesoreria avranno un forte impatto sulle decisioni strategiche fra OPEX e CAPEX.

Se le spese di investimento sono talvolta inevitabili in molti settori industriali che fanno uso di macchinari pesanti, il dilemma è molto più complesso quando si entra nel campo dell’informatica.

“È meglio delegare una missione ricorrente a un fornitore (OPEX) o preferire un investimento sul materiale necessario al proprio interno (CAPEX)?”, questo è il genere di domande che molte aziende si trovano a porsi regolarmente.

N.B.: Lo sviluppo dei Software as a Service (SaaS) e delle soluzioni Cloud allarga ancora di più il ventaglio delle possibilità e, per estensione, delle incertezze.

In ogni caso, il problema di fondo rimane lo stesso: come mantenere un equilibrio tra spese a breve termine e spese a lungo termine?

Scegliere in base al contesto

A seconda della salute economica e del settore dell’azienda, si preferirà di più l’una o l’altra di queste categorie di spesa. Nel complesso, una situazione di instabilità finanziaria (che sia dovuta a fattori interni o a una crisi economica globale) implicherà maggiori spese operative (OPEX).

Essendo più ricorrenti, le OPEX sono operazioni più prevedibili e di conseguenza rendono più facile definire piani finanziari a più lungo termine.

Inoltre, nell’ottica di ammortizzare i costi di investimento in una nuova struttura (locali, fusione d’azienda, ecc.), numerosi dirigenti preferiscono le OPEX in modo da dilazionare le spese su base mensile (affitto, prestito, ecc.).

Quindi, le spese di investimento (CAPEX) vengono piuttosto considerate in un contesto di crescita e prosperità economica per l’azienda. Senza queste prospettive future, le OPEX offriranno più sicurezza.

Processo decisionale

Le decisioni tra OPEX e CAPEX si prendono quando è il momento di costruire il budget annuale (generalmente nell’autunno dell’anno N-1).

Per agevolare questo processo bisogna comprendere in modo chiaro ogni spesa, soprattutto definendo la sua natura e quali obiettivi persegue.

Siccome l’esperienza viene con il tempo, è possibile creare regole su misura per l’azienda al fine di assistere, se non addirittura automatizzare, il processo decisionale per ogni voce di spesa.

Spese operative e spese di investimento rappresentano quindi, ognuna a modo suo, le fonti di costo dell’azienda.