Devis en Suisse : 4 mentions à renseigner

De la même manière que le bon de commande et la facture jouent un rôle prépondérant dans la conclusion d’une vente de biens et/ou de services, le devis est une pièce maîtresse aussi bien en termes commerciaux que dans la comptabilité d’une entreprise. Zoom sur les 4 champs qu’il est impératif d’y faire figurer pour rendre ce document juridiquement valable.

Valeur juridique du devis

Caractère obligatoire

Le devis est un document exigible uniquement dans certaines conditions, à savoir :

• les travaux et dépannages d’une valeur supérieure à 150 CHF ;
• les dépassements d’honoraires dans le secteur de la santé d’une valeur supérieure à 70 CHF ;
• les déménagements.

Outre ces activités, l’émission du devis n’est pas obligatoire, mais présente deux effets bénéfiques majeurs puisque d’une part, il engage (une fois validé) le client à honorer le paiement des tarifs stipulés, d’autre part, il apporte davantage de crédibilité au prestataire.

Bon à savoir : Parce qu’il est souvent perçu comme un premier engagement tacite, l’élaboration d’un devis en amont de la prestation a tendance à augmenter le taux de conversion chez les prospects.

Concrètement, bien que le caractère obligatoire du devis ne concerne que certains cas particuliers, c’est avant tout par souci de professionnalisme qu’il est de bon ton de produire malgré tout ce document.

Caractère légal

Selon que le devis possède un caractère contraignant (offre commerciale) ou non contraignant (estimation), les tarifs indiqués représenteront respectivement soit le prix exact de la contre-prestation, soit un prix à titre indicatif.

Autrement dit, un devis contraignant engage le prestataire à respecter les tarifs indiqués et ce, y compris si les coûts de production s’avèrent plus élevés que prévu.

À l’inverse, un devis non contraignant fournit une simple estimation du montant total et, dans certains cas, peut même se passer de toute tarification. Toutefois, l’estimation ainsi indiquée ne peut légalement pas être inférieure de plus de 10% à la facturation réelle finale de la contre-prestation (ceci afin de ne pas promettre initialement au client un prix trop attractif car trop sous-estimé).

À noter : L’intégration d’un prix délibérément plus bas que prévu dans le devis (afin de convaincre le prospect) est donc illégale.

Du côté du prestataire, ce dernier est lui aussi protégé grâce au devis en cas notamment de retard de paiement ou d’impayé.

Contraignant ou pas, le devis est généralement délivré au prospect à titre gratuit. Dans le cas inverse, son caractère payant doit être annoncé à l’avance et stipulé sur le document.

Mentions obligatoires du devis

#1 Informations relatives aux signataires

Tout comme la facture et le bon de commande, le devis est une pièce comptable faisant apparaître les nom et adresse du prestataire. Si le prestataire est un entrepreneur individuel, les nom et prénom suffiront. Dans le cas d’une société, c’est sa raison sociale qui sera attendue. 

Le numéro d’identification des entreprises (IDE) est également à renseigner. Depuis 2014, ce dernier inclut le numéro de TVA de l’entreprise sous la forme : CHE-123.456-789 TVA.

De même, les nom et adresse du client doivent être présents sur le devis. S’il s’agit d’une entreprise, il est préférable de faire aussi figurer les nom et prénom de la personne habilitée à passer commande.

Enfin, le devis précise la date de la contre-prestation. S’il désigne une prestation de services et non une vente de marchandises, il est généralement conseillé de renseigner la durée de celle-ci.

#2 Modalités de la commande

Chaque ligne désigne la nature, la quantité et le prix de chaque service et/ou marchandise dont il est question. Ce prix doit être exprimé autant en Hors taxe (HT) que Toutes taxes comprises (TTC).

Le montant de la Taxe sur la valeur ajoutée (TVA) y est aussi indiqué. Pour rappel, il existe trois taux de TVA différents en Suisse :

• le taux normal à 7,7% ;
• le taux spécial à 3,7% ;
• le taux réduit à 2,5%.

Bon à savoir : Les différents cas d’application de ces taux sont disponibles dans notre guide sur la TVA suisse en 2021.

Le montant total, exprimé en TTC, doit toujours être justifié d’une mention du type “prix indicatif” dans le cas d’un devis non contraignant. 

Malgré cette indication, le chiffrage des coûts du prestataire se doit d’être le plus précis possible, puisqu’il engage sa responsabilité dès la signature du devis par le client.

Prendre en considération les besoins exacts du client et lister les frais propres à la prestation vous aidera à justifier le montant inscrit sur le devis.

Ces frais peuvent par exemple provenir :

• des matières premières ;
• des composants ;
• de la main-d’oeuvre ;
• de la logistique.

Dans l’optique de vous protéger contre un éventuel litige, veillez à conserver précieusement tous les documents justificatifs témoignant de ces dépenses.

#3 Conditions de vente

Outre les modalités tarifaires, apparaissent également sur le devis les conditions de règlement, notamment les moyens de paiement acceptés par le prestataire (virement, espèces, chèque…) ainsi que les délais de règlement. Ces derniers n’en restent pas moins négociables entre les deux parties.

Pour plus de commodité, les détails bancaires de l’entreprise prestataire (RIB, IBAN…) peuvent être détaillés en bas du document. Il en va de même pour les Conditions générales de vente (CGV), joignables en annexe si besoin.

#4 Validité du devis

Faire du devis une pièce juridiquement recevable implique d’y ajouter plusieurs champs, à savoir :

• son numéro de référence ;
• sa durée de validité ;
• sa date d’émission (champ facultatif).

C’est la signature datée du client accompagnée de la mention “bon pour accord” qui transforme le devis en véritable contrat commercial engageant les deux parties.

Enfin, dans le but d’assurer le bon déroulement du processus, veiller à :

• faire établir le devis directement par le chef d’entreprise ou par la personne compétente, et mettre à profit les modèles de devis existant via Excel ou d’autres logiciels de comptabilité ;
• stipuler que le devis a bien été rédigé avant la date de prestation ;
• vérifier que les termes du devis demeurent inchangés après signature et renvoi du client.

Le devis participe autant à l’image de marque de l’entreprise qu’à la conversion des prospects et à la couverture des deux parties en cas de litige. Si les prix indiqués n’y sont pas toujours exacts, ils doivent se rapprocher au mieux du montant effectif de la prestation.

Dans le cadre de contre-prestations à l’international, la problématique du taux de change vient renforcer cette approximation : découvrez comment facturer un client étranger dans le respect des règles.