Bon de commande : 13 champs à renseigner avec précision
Bien que non obligatoire, le bon de commande permet l’authentification légale d’une transaction dès lors que ses champs sont correctement renseignés.
Document à part entière dans le processus de commande entre vendeur et acheteur (au même titre que le devis, le bon de livraison ou encore la facture), le bon de commande précise la nature de la transaction, et ce, de façon juridiquement recevable. Mais encore faut-il le remplir en bonne et due forme !
Bon de commande : informations relatives aux signataires
Les champs présents sur le bon de commande doivent impérativement permettre d’identifier le prestataire avec précision.
#1 Dénomination sociale
On trouvera donc d’abord la raison sociale de l’entreprise, précédée de sa forme juridique. Dans le cas d’une Entreprise individuelle à responsabilité limitée (EIRL), on préfèrera mentionner les nom et prénom de l’entrepreneur.
#2 Numéros d’identification et TVA
Le numéro d’identification des entreprises (IDE) est également à renseigner. Composé de neuf chiffres, il fournit des renseignements précis, non seulement sur l’identité de l’entreprise, mais également sur ce qui était, auparavant, son numéro de TVA.
Exemple de n°IDE : CHE-123.456.789 TVA
#3 Adresse de l’entreprise
L’adresse du siège social de la société prestataire doit également être renseignée, tout en précisant, le cas échéant, si ladite entreprise possède le statut de locataire-gérant ou de locataire-mandataire.
#4 Capital social
L’un des champs obligatoires dans le Bon de commande (BDC) fait état de son capital social. Dans le cas d’une éventuelle procédure de liquidation judiciaire en cours, il est nécessaire d’en faire mention afin de conserver une transparence totale auprès du destinataire.
#5 Identité du client
Tout comme le prestataire, la raison sociale du client doit également être stipulée dans le bon de commande. Forme juridique, numéro IDE (si applicable), adresse de l’établissement… Seul le capital social n’a pas à être renseigné.
Bon à savoir : Il est recommandé de préciser les nom et prénom de la personne physique à l’origine de la commande, et de s’assurer que celle-ci est habilitée à le faire.
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Bon de commande : modalités de commande
#6 Qualification des biens et services
Le BDC doit établir clairement les critères nécessaires à la qualification de la commande, à savoir :
- les détails propres aux produits et/ou services commandés ;
- la quantité de chacun des produits et/ou services commandés.
Bon à savoir : Dans le cas d’une prestation de service, il est demandé de définir précisément le contenu de chaque prestation ainsi que sa durée estimée.
#7 Propriétés de la commande
L’authentification de la commande passe notamment par la précision de sa date d’édition et d’un numéro unique de commande. De même, la date de livraison doit apparaître sur le BDC.
#8 Éléments de tarification
De la même manière que chaque item doit être accompagné par son prix unitaire hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC), chaque ligne de produits et/ou services du BDC doit être complétée par le montant total HT.
En amont du prix total de la prestation en HT et TTC, la TVA doit être exprimée sous forme de pourcentage selon le taux auquel la prestation est assujettie (pour plus d’informations, accédez aux détails des taux de la TVA Suisse en 2021), ainsi que sous forme numéraire (en francs suisses).
À noter : dans le cadre d’une transaction à l’international, le montant total se doit d’être également exprimé dans la devise locale du client.
Bon de commande : conditions de vente
#9 Règlement et livraison
Le BDC doit contenir les modalités de paiement requises par le prestataire, à savoir :
- le mode de règlement (carte bancaire, virement en ligne, chèque, liquide…) ;
- les délais de règlement et pénalités de retard éventuelles ;
- la demande facultative d’un acompte.
Sont également détaillées les conditions de livraison ; notamment (le cas échéant) les frais (frais de livraison) et remises (franco de port, franco usine).
#10 Modalités spécifiques
Certains contrats intègrent des modalités spécifiques telles que les modalités de garantie ainsi que le droit de rétractation.
Bien que ce dernier s’adresse davantage aux particuliers, il existe certains cas d’application entre professionnels.
Quoiqu’il en soit, il est nécessaire de stipuler de manière compréhensible les conditions d’exercice de telles modalités.
#11 Conditions générales de vente
Bien que cela ne soit pas obligatoire, il demeure possible d’ajouter les Conditions générales de vente (CGV) aux éléments du bon de commande. Leur présence peut d’ailleurs être exigée par tout client professionnel.
Les CGV contiennent notamment :
- le barème des prix unitaires ;
- les éventuelles réductions tarifaires ;
- les conditions générales de règlement ;
- les modalités générales de rétractation.
Attention : La présence des CGV implique que celles-ci soient lues et acceptées par le client. Elles doivent donc être claires et lisibles, généralement au verso du BDC où un émargement est attendu. On préconise également l’insertion d’une case à cocher précédant la mention “Je déclare avoir pris connaissance et accepter les CGV figurant au verso du BDC”.
Bon de commande : la conclusion
#12 Signature
Même si le bon de commande n’est pas un document obligatoire pour conclure un acte de vente, sa signature constitue néanmoins un engagement juridiquement valable de la part des deux parties.
La signature du BDC permet ainsi de sécuriser la vente par l’authentification de ladite commande et en fait une pièce recevable en cas de litige commercial.
Bon à savoir : En cas de litige, il est possible de recourir à un médiateur à condition que cela soit stipulé dans le BDC.
La signature engage :
- le client à régler la facture dans les délais convenus et à retirer la marchandise ou à jouir du service mentionné dans le respect des conditions de vente ;
- le prestataire à honorer la commande selon les conditions stipulées.
#13 Mention “lu et approuvé”
La signature doit toujours être accompagnée des mentions “lu et approuvé” ou “bon pour accord”. Celles-ci permettent de confirmer l’accord du client, bien qu’une vente ne nécessite pas un bon de commande pour être validée.
Attention, un BDC non conforme est susceptible d’entraîner une amende pour l’émetteur, et peut remettre en cause la commande !
Bon de commande : bonnes pratiques et cas particuliers
Pour être valable, le bon de commande doit être lisible et compréhensible. La mise en forme du texte (passages soulignés, passages en gras) peut participer à cet effet.
Selon les cas, la présence de certaines mentions complémentaires spécifiques peut être obligatoire.
Informations relatives aux signataires, modalités de la commande, conditions de vente et signature : chaque partie du bon de commande contient plusieurs champs qu’il est nécessaire de renseigner afin de donner à ce document une valeur juridique, notamment en cas de litige.
