Gérer la trésorerie de son entreprise : 23 conseils pour rester dans le vert !

De la crise sanitaire liée au Covid-19 sont nées de nouvelles prises de conscience dans l’esprit des dirigeants d’entreprise, PME comme multinationales. En effet, désormais, 22% des sondés estiment que la gestion de trésorerie doit devenir l’enjeu prioritaire des entreprises, selon le sondage IFOP publié en juin 2020. 

Par où commencer ? Quels sont les leviers à actionner ? Quels sont les écueils à éviter ? Voici 23 conseils pour gérer votre trésorerie efficacement afin de financer la croissance de votre entreprise dans les meilleures conditions.

#1 Construire un plan prévisionnel de trésorerie

Gérer sa trésorerie n’est pas une tâche dont il convient de s’acquitter en dernière minute. Il est donc capital pour le dirigeant d’entreprise d’adopter une vision de long terme afin d’anticiper les éventuelles difficultés budgétaires susceptibles de se présenter à lui.

De fait, constituer un plan de trésorerie prévisionnel permettra de voir venir les périodes creuses suffisamment tôt afin de prendre les bonnes décisions à l’avance.

Mais au-delà de la saisonnalité des entrées d’argent, le plan de trésorerie prévisionnel intégrera également des simulations des conséquences que pourraient avoir de potentiels coûts et déficits exceptionnels afin de se préparer à toute éventualité.

#2 Comprendre les spécificités de votre entreprise

De très nombreux facteurs, aussi bien internes (business model, chaîne de production, modes de financement…) qu’externes (climat économique, concurrence, environnement législatif…) peuvent impacter la trésorerie d’une entreprise. Il est donc essentiel de bien connaître les différentes expositions de votre entreprise afin de mieux gérer son risque de liquidité. 

En effet, si certains événements négatifs tels qu’une baisse du chiffre d’affaires peuvent impacter votre niveau de trésorerie, il est important de rappeler que des événements positifs tels qu’une croissance soutenue de l’entreprise peuvent eux aussi vous mettre en difficulté s’ils ne sont pas correctement anticipés.

#3 Utiliser les bons outils de gestion

Deux grandes catégories d’outils de gestion de la trésorerie sont aujourd’hui utilisées par les entreprises : les tableurs et les logiciels spécialisés.

Gérer sa trésorerie avec Microsoft Excel

Solution jusqu’à présent la plus répandue au sein des TPE et PME, le célèbre tableur Excel offre une large gamme de fonctionnalités pour assurer le suivi de sa trésorerie et réaliser ses projections financières.

Néanmoins, si Excel permet d’effectuer toutes sortes d’opérations et de reportings, notamment grâce à ses tableaux dynamiques, formules et macros VBA, certains utilisateurs préfèrent se tourner vers des solutions à l’expérience utilisateur plus travaillée.

Faire appel à un logiciel de trésorerie spécialisé

L’interface à la fois visuelle et intuitive des logiciels de gestion de trésorerie facilite à la fois la compréhension de l’utilisateur, mais aussi la communication avec les collaborateurs et partenaires extérieurs à la structure (expert comptable, investisseurs, organismes prêteurs…).

Visualisation en temps réel de la position de trésorerie, test de divers scénarios financiers, synchronisation automatique des données : ce type de logiciels offre aux décideurs une vision à 360° de l’horizon économique et financier de l’entreprise, et ce, tout en minimisant la marge d’incertitude due à l’erreur humaine.

De plus en plus présente au sein des logiciels spécialisés dans la gestion de trésorerie, l’Intelligence artificielle accompagne par ailleurs le dirigeant d’entreprise dans ses prises de décision au travers d’une gamme d’outils d’aide à la décision.

#4 Modéliser un budget mensuel

En complément d’une vision à long terme de la trésorerie d’entreprise, une vision à plus courte échéance apporte davantage de flexibilité. Pour cette raison, modéliser un budget mis à jour chaque mois permet de fixer des objectifs précis, mesurables et temporels.

Plus le budget mensuel sera fidèle à la réalité de l’entreprise, plus il sera possible pour les décideurs de mesurer l’impact positif ou négatif de leurs décisions sur une période donnée, pour ensuite optimiser ou corriger le tir.

Le budget mensuel se joint ainsi au plan de trésorerie prévisionnel dans la catégorie des outils de communication auprès des partenaires et collaborateurs, afin que tout un chacun saisisse aisément les tenants et aboutissants de chaque entrée et sortie de capital.

Encaissements	Décaissements
Chiffre d’affaires TTC	Achats TTC
Subventions & Apports en capital	Investissements & Réductions de capital
Paiements clients	Salaires & Charges sociales
Produits financiers	Autres frais fices
Remboursements d’imposition	Imposition & Taxes

#5 Mettre en place un écosystème de pilotage complet

Plusieurs outils permettent le pilotage des flux de trésorerie d’une entreprise, et ce, à toutes les échelles. Partons du plus large vers le plus précis :

• Le Plan prévisionnel de trésorerie. Il donne un aperçu à long terme des objectifs de développement de l’entreprise ainsi que des contraintes à anticiper.

• Le Tableau de trésorerie. Il donne un aperçu plus visuel des flux de trésorerie qui entrent en jeu dans le Plan prévisionnel.

• Le Plan de financement. Il donne un aperçu de la structure de coûts (et ses moyens de prise en charge) liée à un projet précis.

• Le Tableau de financement. Il donne un aperçu plus visuel des sources de financement (et de leurs périodes d’activation) d’un projet donné.

• Le Budget mensuel. Il donne un aperçu des encaissements et décaissements mois par mois.

#6 Déléguer le pilotage de trésorerie

Parce que la gestion de trésorerie est une tâche qui ne se prend pas à la légère, il est nécessaire d’y apporter toute son attention de façon régulière. Malheureusement, l’emploi du temps d’un gérant est bien souvent surchargé et la moindre source de distraction peut être à l’origine d’une perte d’efficacité préjudiciable.

Bon à savoir : Une étude de Harvard publiée en août 2018 montre que 36% du temps d’un CEO est consacré au traitement de tâches urgentes et imprévues.

Dans un tel contexte, la meilleure solution semble encore être de déléguer le pilotage de la trésorerie à un trésorier attitré pour les structures plus importantes, voire à un employé de confiance pour les structures de plus petite taille. Dans ce dernier cas, attention toutefois à ce que son emploi du temps et ses tâches quotidiennes ne soient pas, à leur tour, perturbés par la gestion de la trésorerie.

Attention : Malgré cela, la responsabilité incombe toujours au dirigeant de contrôler régulièrement la rigueur de son collaborateur.

#7 Analyser finement ses états financiers

Une gestion efficace de la trésorerie passe inéluctablement par une compréhension fine de la nature des flux financiers, des actifs et des engagements de la société, ce qui est précisément le rôle de la comptabilité d’entreprise !

Lorsque celle-ci n’est pas gérée en interne, être accompagné par un bon expert-comptable est nécessaire pour le dirigeant afin d’identifier aisément les principaux postes de dépenses et de mieux cibler les priorités économiques. Plus qu’un spécialiste, l’expert-comptable doit alors être suffisamment pédagogue pour donner au dirigeant une vision claire et actualisée de sa situation de trésorerie.

#8 Identifier les principales sources de gaspillage

L’une des clés d’une bonne gestion de trésorerie réside dans le fait d’identifier et de minimiser les sorties de capital superflues.

En effet, plusieurs dépenses peuvent souvent être réduites, par exemple :

• La consommation de papier et les frais d’impression. La gestion électronique des documents facilite non seulement les économies, mais également l’accès aux documents.

• Le gaspillage énergétique (lumière, appareils électroniques, gaz). Sensibiliser les équipes à ces enjeux tant économiques qu’écologiques est encore le meilleur moyen de minimiser des dépenses dont le montant s’accumule lentement mais sûrement !

#9 Sensibiliser ses équipes

La communication avec les collaborateurs en interne doit se faire de la manière la plus transparente possible. De cette façon seulement, chacun sera plus à même de comprendre le sens des priorités dictées par le dirigeant, la direction financière et la trésorerie.

Partager les indicateurs clés, faire un état des lieux de la situation économique actuelle et à venir de l’entreprise, communiquer sur les principaux secteurs de dépense, voilà autant de bonnes pratiques pour s’assurer de donner du sens à vos décisions.

Parce qu’il est simplement contre-productif d’avoir seulement recours au bâton pour vous assurer du bon respect de vos décisions, la priorité est au contraire de développer et d’entretenir une véritable relation de confiance pour mettre en commun vos problématiques et celles de vos collaborateurs.
À noter : Cette démarche de sensibilisation va dans le sens de formations régulières du personnel ainsi que de la mise en pratique de cas concrets.

#10 Privilégier les charges variables

Les deux principales sources de coûts peuvent être réparties entre charges variables et charges fixes. Le problème avec ces dernières est qu’elles ne dépendront aucunement des performances de l’entreprise.
Pour mieux faire face aux périodes creuses, lorsque cette action ne se traduit pas par une hausse des charges, l’idéal est donc de convertir un maximum de vos charges fixes en charges variables.

#11 Rémunérer avec plus de flexibilité

Les salaires et charges sociales se développent bien souvent proportionnellement à la croissance de l’entreprise, si bien qu’il est parfois vite difficile de conserver l’agilité et les marges de manœuvre nécessaires pour faire face aux périodes difficiles.

Avoir recours aux primes et bonus, au 13e mois ou encore à l’intérim et aux travailleurs en freelance aide le dirigeant à mieux négocier les virages sans pour autant mettre en péril la rémunération de ses salariés et, par extension, la pérennité de sa société.

#12 Assurer un suivi régulier

La gestion de trésorerie n’est pas une discipline figée. Au contraire, elle implique de conserver une certaine souplesse pour faire face aux événements imprévus susceptibles de survenir à tout moment de l’année.

Impayés, retards de livraisons, accumulation de stocks… Si l’optimisme nous pousse à espérer que tout se déroule comme prévu, soyons réalistes : ce n’est que rarement le cas.

Il est alors parfois nécessaire de reporter certaines dépenses non vitales afin de maintenir l’équilibre de la trésorerie. Un suivi régulier de celle-ci permet d’identifier les imprévus suffisamment tôt et de mieux les gérer en priorisant les secteurs de dépenses. Le report de certaines acquisitions peut ainsi permettre de garder la tête hors de l’eau en cas de coup dur.

#13 Anticiper les périodes creuses

Malgré le fait que les imprévus soient, par définition, imprévisibles, il n’en reste pas moins important de s’y préparer de la meilleure manière qui soit. Pour ce faire, une modélisation à long terme des flux de trésorerie annuels est un atout majeur pour anticiper les périodes difficiles de l’année.

Charges fixes, saisonnalité, tendance de fond… Le dirigeant se doit d’être en connaissance des principaux éléments impactant la trésorerie, et ce, suffisamment tôt.

En conséquence, les principaux points de tension dans la gestion de trésorerie sont identifiables à l’avance et peuvent être plus facilement résolus : adapter votre modèle économique ou procéder à une augmentation de capital pourrait par exemple garantir plus de confort à l’entreprise si le besoin s’en faisait sentir.

#14 Négocier avec sa banque

Même avec la meilleure volonté du monde, il peut arriver de traverser certaines périodes où le ciel semble vous tomber sur la tête. Pour éviter le mur de liquidité, mieux vaut parfois se préparer au pire et négocier une autorisation de découvert avec votre banque.

Toutefois, parce que la confiance est évidemment centrale pour obtenir des conditions avantageuses, l’idéal est d’effectuer cette demande pendant une période de forte croissance de votre société.

De cette façon, vous bénéficierez de meilleurs taux, d’un plafond plus élevé et ferez plus facilement face aux situations de crise, tant que ces dernières resteront brèves et exceptionnelles.

#15 Se constituer un capital de sécurité

La demande de découvert n’est jamais un acte simple, c’est pourquoi il est toujours utile de mettre de côté un pourcentage de vos bénéfices afin de rester autonome face aux coups durs de la vie d’une entreprise.

La constitution progressive d’un capital de sécurité vous aidera par exemple à lisser la courbe budgétaire dans votre gestion de trésorerie, et  à affronter plus facilement les pires imprévus (catastrophe naturelle, cambriolage, crise économique…). Grâce à ce stratagème, il sera plus simple de respecter l’alternance entre cycles d’expansion et cycles de consolidation.

#16 Comprendre le Besoin en fonds de roulement

L’autre versant de la gestion de trésorerie consiste non pas à diminuer les dépenses, mais au contraire, à optimiser vos gains. Bien que ce concept paraisse à première vue “plus facile à dire qu’à faire”, gardez à l’esprit que la trésorerie se calcule d’après la formule :

Trésorerie = Fonds de roulement – Besoin en fonds de roulement

Or les fonds de roulement, c’est-à-dire les ressources disponibles de manière durable, découlent directement de toutes les sources de liquidité envisageables.

#17 Augmenter son chiffre d’affaires

En tant que gérant d’entreprise, il est vite arrivé de se perdre dans mille objectifs et, à force d’avoir la tête dans le guidon, d’oublier certains principes fondateurs de la rentabilité d’une société.

C’est notamment le cas de la loi de Pareto (aussi connue sous le nom de loi des 80/20) selon laquelle 20% de votre clientèle rapportera 80% de votre chiffre d’affaires. Bien qu’il ne faille pas forcément appliquer cette loi statistique au pied de la lettre en matière de gestion d’entreprise, il peut être judicieux de reprendre votre souffle pour étudier l’état de votre portefeuille client.

Peut-être constaterez-vous alors avec effarement que le gros de vos ressources humaines, temporelles et financières est alloué à la relance de mauvais payeurs, à la négociation avec des clients exigeants ou à la gestion de petites commandes.

Selon la rareté de votre offre (et donc l’intensité de votre concurrence), il est possible de planifier une augmentation lente, mais progressive de votre tarification tout en focalisant vos efforts sur la fidélisation de votre clientèle la plus rentable. Promotion, conseil et disponibilité sont alors les maîtres mots pour parvenir à vos fins.

Plus largement, l’étude de votre marché doit mener à une définition nette et précise de votre client type. De cette façon, il sera plus simple de cibler efficacement votre audience au travers des supports de communication les plus pertinents.

Qu’il s’agisse de communication digitale (réseaux sociaux adaptés, livres blancs, newsletters, blog…), de publicité print (flyers, bannières…) ou de participation aux salons et conférences, il est indispensable de mener une analyse fine du Retour sur investissement (ROI) de vos actions pour optimiser votre rentabilité.

Selon le produit ou service vendu, il sera plus judicieux de cibler des publications régulières en push (aller chercher votre audience) ou en pull (attirer l’audience à vous), toujours dans l’idée d’apporter une réelle valeur ajoutée.

Prévoir des offres promotionnelles pour attirer des clients en période creuse est par exemple une des bonnes pratiques utilisées pour faire face à la saisonnalité de ses revenus.

#18 Analyser et innover

Remettre régulièrement en question votre modèle économique permet d’innover non seulement sur votre offre, mais plus largement sur l’intégralité de votre chaîne de production.

Plusieurs sources d’inspiration peuvent être à l’origine de telles remises en question, à savoir :

• la veille concurrentielle pour rester à la pointe ;
• l’analyse du marché pour rester proche de votre cible ;
• les retours clients pour optimiser votre taux de satisfaction ;
• les retours des employés pour augmenter votre productivité.

Bon à savoir : Les techniques traditionnelles de questionnaires de satisfaction (clientèle) ou de boîtes à idées (employés) demeurent un excellent moyen de récolter des points de vue constructifs !

#19 Garder l’équilibre

L’un des excès de nombre d’entrepreneurs est de ne jurer que par le chiffre d’affaires. Vendre beaucoup c’est bien, toutefois l’important reste de conserver une marge conséquente dans un contexte de commandes régulières.
Une croissance stable et sûre vaudra toujours mieux qu’une kyrielle de petites commandes éparses, ou encore qu’une grosse commande épisodique. L’idéal est de garder l’équilibre afin de lisser la courbe de votre trésorerie.

Qui plus est, lorsqu’une partie de vos transactions sont libellées en devises étrangères, il peut être nécessaire de mettre en place une stratégie de couverture afin de vous protéger contre le risque de change et de préserver vos marges.

#20 Maîtriser les délais de paiement client

L’une des principales contraintes de la gestion de trésorerie est de ne pas toujours avoir toutes les cartes en main afin de l’optimiser, notamment lorsque vos clients retardent leurs paiements. S’assurer de la ponctualité de vos partenaires implique donc une facturation rapide, stipulant clairement des délais précis de paiement. 

À noter : Les délais de paiement supérieurs à un mois devraient être exclusivement réservés à vos clients les plus fidèles !
Si les pénalités de retard et mises en demeure restent une option, mieux vaut tout faire pour éviter d’y recourir : à cette fin, il est judicieux de déterminer une politique de relance claire et systématisée afin de perdre le moins de temps (et de patience) possible.

#21 Sélectionner la clientèle appropriée

Pour pallier l’éventualité d’une trésorerie mise à mal par les impayés, le mieux est encore de choisir les bons clients dès le début. Si ce luxe n’est pas permis à tout le monde, l’arrivée à maturité progressive de l’entreprise peut tôt ou tard permettre de faire ce tri.

Pour identifier quels seront vos “filtres à la clientèle”, il est d’abord nécessaire de bien connaître votre offre, vos valeurs, et ceux à qui elles s’adressent.

Plus votre modèle économique sera fructueux, plus il sera facile d’imposer vos règles du jeu, par exemple :

• réduire les délais de paiement autorisés ;
• réduire la marge de négociation des tarifs ;
• réduire l’éventail de vos offres pour privilégier uniquement les plus rentables.

#22 Encourager le paiement comptant

Bien que fixer des barrières à l’entrée réduise les mauvaises surprises dans vos partenariats commerciaux, des mesures incitatives doivent venir compléter votre politique de facturation.

Qui souhaite recevoir un règlement rapide se doit de mettre en place les dispositions adéquates : proposer le paiement en ligne, diversifier les moyens de paiement, récompenser les clients les plus ponctuels par l’intermédiaire d’escomptes… Tous les moyens sont bons pour donner envie à vos partenaires de participer indirectement à la bonne santé de votre trésorerie !

#23 Améliorer la collaboration avec les fournisseurs

Attendre un comportement irréprochable de la part de ses partenaires implique, en contrepartie, de balayer devant sa porte. Par souci d’image, mais également pour bénéficier de conditions plus avantageuses, il est nécessaire de maintenir un dialogue ouvert et franc avec ses fournisseurs, et de tenir ses engagements.

Bon à savoir : Mettre en place des alertes à dates et heures fixes via votre agenda électronique vous évitera éventuellement de nombreux oublis ou retard de paiement.

En complément de cette assiduité, il peut être intéressant de régulièrement renégocier les tarifs avec vos fournisseurs tout en menant une analyse de la concurrence, afin de consolider votre argumentaire…

Pour les sociétés impliquées dans des transactions à l’international, la gestion de la trésorerie est vite complexifiée par les variations des taux de change. Pour vous aider à mieux gérer votre trésorerie, b-sharpe vous permet de régler vos factures en devises en toute simplicité !