Procédures et obligations : comprendre la facturation suisse en 2022

Selon les biens et services vendus, le coût de la transaction, la nature du bénéficiaire ou encore la taille de votre entreprise, les procédures et obligations à respecter pour l’établissement de la facture ne seront pas les mêmes. Vous souhaitez tout connaître des subtilités de cette pièce comptable ? Suivez le guide !

Dans quels cas éditer une facture ?

Définition d’une facture

Pièce comptable permettant d’attester d’un achat ou d’une vente, la facture met à disposition toutes les informations nécessaires à propos d’une transaction. 

La validité de cet enregistrement implique nécessairement l’accord réciproque des signataires, et ce de manière expresse ou tacite. Pour autant, un accord sur les points essentiels dudit contrat est suffisant.

Bon à savoir : Le traitement d’un litige éventuel sur les points secondaires de la facture revient à un juge.

Demandée par le destinataire et délivrée par le prestataire, la facture offre trois garanties majeures qui portent sur :

• l’origine de la transaction ;
• l’intégrité de la transaction ;
• l’authenticité de la transaction.

Pour les prestations (biens et services) dont la tarification est inférieure à 400 CHF, l’acte de facturation n’est pas obligatoire : l’édition d’un ticket de caisse sans faire mention des nom et prénom du destinataire est alors suffisante.

Au-delà de cette somme, la pièce comptable est légalement recevable sous différentes formes, telles que :

• le contrat ;
• la quittance ;
• la note de crédit ;
• le ticket, coupon ou bordereau de caisse (enregistreuse ou électronique).

Attention, certains documents, à l’inverse, n’ont pas valeur de facture, c’est notamment le cas :

• des fax ;
• des bons de commande ;
• des bulletins de livraison ;
• des journaux de facturation ;
• des courriers électroniques ;
• des factures envoyées par voie électronique.

En outre, les photocopies et duplicatas jouissent d’un droit limité.

Néanmoins, le principe de liberté des moyens de preuve inclus dans l’article 958F du “Livre cinquième : droits et obligations” accorde la même force probante aux factures qu’elles soient éditées sous formats papier, électroniques ou encore numérisées (sous décision du Conseil fédéral).

La Loi fédérale complétant le Code civil suisse précise alors que l’important est que les documents comptables garantissent le lien avec ladite transaction et demeurent à disposition en toutes circonstances, et ce, pendant une durée minimale de 10 ans à compter de la fin de l’exercice. 

Rôle dans la comptabilité

La procédure de facturation est centrale dans la comptabilité d’une entreprise. Pour cette raison et outre le principe de liberté des moyens de preuve, existe le principe de régularité de la comptabilité (présenté dans l’article 957). 

Ce dernier stipule que chaque transaction facturable doit :

• être enregistrée intégralement ;
• être enregistrée de manière systématique ;
• être enregistrée de manière traçable ;
• être présentée de manière claire et lisible ;
• être justifiée par une pièce comptable ;
• être adaptée à la nature et à la taille de l’entreprise prestataire.

Ainsi, la facture est un document permettant non seulement de retracer l’intégralité des transactions effectuées par l’entreprise, mais elle participe également (lorsque mise en commun avec les autres éléments de comptabilité) à dépeindre fidèlement le patrimoine de cette dernière ainsi que sa situation financière et ses résultats.

Public concerné

Bien que la demande d’une facture par le bénéficiaire puisse s’adresser aussi bien à un prestataire de services, qu’à un fournisseur ou un créancier; toutes les entreprises helvétiques n’ont pas à tenir la même comptabilité.

Les sociétés dont le chiffre d’affaires est inférieur à 500 000 CHF lors du dernier exercice comptable se voient attribuer une comptabilité allégée. En effet, celle-ci tiendra uniquement compte de leurs recettes et dépenses, ainsi que de leur patrimoine.

Les mêmes dispositions sont prises envers :

• les associations et fondations dispensées de s’enregistrer au Registre du commerce ;
• les fondations dispensées de désigner un organe de révision.

À l’inverse, les entreprises dont le chiffre d’affaires dépasse le seuil des 500 000 francs suisses au cours du dernier exercice comptable se doivent de tenir une comptabilité complète. 

À noter : Cette mesure s’adresse notamment aux entreprises individuelles, aux sociétés de personnes ainsi qu’aux personnes morales.

Comment éditer une facture ?

Obligations d’une facture

Parmi les éléments nécessaires dans une facture, trois d’entre eux sont sujets à une réglementation particulière.

La signature

La juridiction suisse tient compte des avancées technologiques et autorise, en conséquence, l’utilisation d’une signature électronique comme validation de la pièce comptable.

Bien que facultative, celle-ci peut faciliter l’authentification et la vérification de l’intégrité des données transmises. Le principe de liberté des moyens de preuve en fait une alternative pratique à la signature sur support papier.

Élément essentiel pour la société, la signature (électronique ou non) a pour objectif principal d’assurer une meilleure protection contre la modification a posteriori de certains termes du contrat, susceptible d’être non identifiée.

Elle trouve sa place dans les documents qui participent :

• à la déduction de l’impôt ;
• à la perception de l’impôt ;
• au recouvrement de l’impôt.

Le prix

Le montant de la contre-prestation (livraison de bien ou service) est évidemment indiqué sur la facture. 

Parce que la facturation peut concerner une transaction à l’international, il est important de savoir dans quelle(s) devise(s) le tarif doit être exprimé :

• Contre-prestation nationale. Lorsque la transaction se fait exclusivement à l’intérieur des frontières suisses, les prix peuvent s’exprimer uniquement en francs suisses.
• Contre-prestation internationale. Si le destinataire de la vente ou du service réside à l’étranger, le montant total s’exprime en CHF mais doit également être converti dans la monnaie d’origine du client.
• Partenaire commercial international. Dans le cas où, à l’inverse, votre entreprise représente le destinataire dans le cadre d’une transaction en B2B, les montants s’expriment dans la devise du prestataire et le prix total doit être converti en francs suisses.

Bon à savoir : La conversion des devises peut s’effectuer notamment via le taux de change officiel publié par l’Administration fédérale des douanes.

Outre les transactions bipartites, la comptabilité générale d’une société se tient traditionnellement dans la monnaie nationale, ou bien dans la monnaie la plus couramment employée dans ses activités.

La langue par défaut d’une facture est l’une des langues nationales (français, italien, allemand) ou bien, si plus pratique, l’anglais.

La Taxe sur la valeur ajoutée (TVA)

Pour rappel, la TVA affectant votre tarification dépend de vos activités, elle peut avoir trois natures :

• Le taux normal : 7,7%. Il s’applique à la majorité des ventes telles que les véhicules, bijoux, vêtements ou alcools, ainsi qu’aux services rendus.
• Le taux spécial : 3,7%. Il s’applique principalement aux secteurs de l’hébergement et de l’hôtellerie.
• Le taux réduit : 2,5%. Il s’applique notamment aux biens de la consommation quotidienne (denrées alimentaires), de la santé (médicaments) et de la culture (livres et journaux).

Afin de comprendre la TVA plus en détail, nous vous invitons à prendre connaissance de ses bases, taux et exonérations. Parce que chaque cas est unique, il vous est également possible de prendre conseil auprès d’un exportateur agréé ou de l’Administration fédérale des contributions (AFC).

Demande de facture

En complément de l’obligation pour les entreprises de tenir une comptabilité complète et authentique, la facture est un document que tout bénéficiaire d’une prestation dont la valeur dépasse 400 CHF est en droit de demander.

L’édition de la facture peut alors être aussi bien prise en charge par le prestataire que par un sous-traitant (on parle alors d’outsourcing). Dans tous les cas, c’est bien au prestataire que revient la responsabilité de l’authenticité du document comptable.

À noter : La facture est un document comptable nécessaire pour assurer la déduction de l’impôt préalable et peut être destinée aussi bien à une personne physique qu’à une personne morale.

Dans ce contexte, le strict minimum est de qualifier le fournisseur (prestataire), le client (bénéficiaire), ainsi que la prestation fournie. D’autres mentions peuvent être rendues obligatoires conformément à l’article 26 de Loi fédérale régissant la TVA.

Paiement d’une facture

S’il est possible d’intégrer un délai de paiement dans la facture, l’absence de deadline implique quant à elle que le règlement puisse être demandé immédiatement. 

En cas de retard de paiement, l’article 104 de la Loi fédérale complétant le Code civil précise que :

• Un intérêt moratoire annuel de 5% est à prendre en charge par le débiteur mis en demeure. Si un éventuel taux inférieur avait été stipulé auparavant dans le contrat, le taux de 5% vient le remplacer.
• Dans le cas où le taux précisé dans la facture (par exemple le taux d’escompte en B2B) est supérieur aux 5% du taux moratoire, celui-ci est alors conservé.

Bon à savoir : En Suisse, le règlement des factures prend en moyenne entre 10 et 30 jours, et plus des deux tiers sont réglés en moins d’un mois.

Parce que chaque cas est spécifique, l’Administration des contributions (AFC) est en mesure de fournir tout renseignement complémentaire pour vous accompagner dans vos démarches de facturation.

Ses coordonnées :

Administration fédérale des contributions

Eigerstrasse 65

3003 Berne

Téléphone : +41 58 46 271 06

Pour résumer :

• la facture permet d’identifier l’authenticité de la contre-prestation ;
• la facture n’a de valeur légale qu’avec l’accord des deux parties (prestataire et destinataire) ;
• la facture est rendue obligatoire pour les transactions dépassant le seuil de 400 CHF ;
• la facture possède la même valeur probante qu’elle soit éditée sous format papier ou électronique (en respect du principe de liberté des moyens de preuve) ;
• la facture s’exprime à la fois dans les devises principalement utilisées par le prestataire et par le destinataire ;
• la facture possède un taux de TVA variable selon la prestation dont il est question ;
• la facture doit impérativement être fournie sur simple demande du bénéficiaire ;
• le retard de paiement de la facture entraîne a minima un taux moratoire annuel de 5%.