Facturer en Suisse : 6 mentions à renseigner

Le règlement d’une facture est effectif au moment même où les fonds sont mis à disposition du bénéficiaire par son client. Toutefois, pour espérer que le document comptable soit valide et permette la déduction de l’impôt préalable, certaines normes sont à respecter. Voici lesquelles.

Facture suisse : mentions obligatoires

Les éléments standards nécessaires à l’établissement d’une facture en bonne et due forme sont cités dans l’article 26 de la Loi sur la TVA (RS 641.20).

#1 Identité des signataires

Le premier critère consiste à déterminer précisément l’identité de chaque signataire. Prestataire et client sont donc invités à préciser leur nom et, le cas échéant, leur raison sociale.

À noter : Il est préférable pour la personne chargée de passer commande au sein d’une entreprise cliente de préciser ses nom et prénom.

D’autres éléments permettent d’identifier l’entreprise prestataire, à savoir son numéro d’Identification des entreprises (n° IDE). En effet, celui-ci présente l’avantage de contenir également le numéro de TVA, qui depuis le 1er janvier 2014 y est inclus sous la forme CHE-123.456-789 TVA.

L’Administration fédérale des contributions (AFC) précise que selon les cas, il est possible que le numéro de TVA emprunte d’autres formes.

#2 Adresses des signataires

Il est attendu de renseigner l’adresse du bénéficiaire de la facture ainsi que celle du client, et ce, qu’il s’agisse du siège social de l’entreprise ou d’un lieu de résidence.

Néanmoins, une vente de bien ou une prestation de services dont le montant total n’excède pas 400 CHF peut se passer aussi bien de l’adresse que de l’identité des signataires. Dans un tel cas, un ticket de caisse enregistreuse constitue une pièce justificative suffisante.

#3 Objet de la contre-prestation

Afin de s’entendre sur l’objet de la contre-prestation, il est nécessaire d’en préciser la nature, à savoir le type de prestation (biens ou services), sa dénomination précise ou encore son étendue.

Cette description s’accompagne de la quantité de chaque type de bien ou service ainsi que de la date ou période de la vente (ou de prise d’effet de la prestation) lorsque celle-ci diffère de la date de signature de la facture.

L’identification de la facture par un numéro vient confirmer son caractère unique. Celui-ci doit respecter plusieurs règles, à savoir :

• respecter une suite chronologique ;
• respecter une séquence continue ;
• faire partie d’une série distincte (si l’activité de l’entreprise justifie une telle mesure).

#4 Tarification

Chaque ligne de produit et/ou service doit comporter le prix unitaire Hors taxe (HT) correspondant.

En ce qui concerne le montant total de la prestation, deux cas se présentent :

• si celui-ci s’exprime en HT, le taux de la Taxe sur la valeur ajoutée (TVA) en vigueur se doit d’être précisé en complément ;

• si celui-ci s’exprime Toutes taxes comprises (TTC), on attend la présence d’une mention “TVA de X% incluse”.

Bon à savoir : Pour rappel, les trois taux applicables en Suisse sont le taux normal (7,7%), le taux spécial (3,7%) et le taux réduit (2,5%). Pour mieux comprendre ces mécanismes, découvrez les bases, taux et modalités d’exonération de la TVA Suisse.

Dans l’éventualité où le client a pu acquérir une réduction tarifaire applicable lors de la vente ou lors de la prestation, cette dernière doit être dûment stipulée sur le document comptable.

#5 Conditions de règlement

Les délais et date de règlement doivent être présents sur la facture. Ceux-ci sont complétés par les taux de pénalité applicables en cas de retard de paiement.

À noter : Le taux moratoire annuel prévu par l’article 104 de la Loi fédérale est de 5%. Néanmoins, le prestataire peut fixer un taux supérieur qui sera alors conservé.
Des conditions d’escompte peuvent venir compléter les conditions basiques de règlement, par exemple en cas de prise en charge rapide du paiement par le client. Inversement, il est possible de stipuler l’absence d’escompte (on parle alors de facture nette).

#6 Signature

Enfin, la facture ne peut prendre valeur légale que lorsqu’elle est dûment signée par le client. Dans cette optique, le principe de liberté des moyens de preuve effectif en Suisse donne aux signatures électroniques la même légitimité que les signatures manuscrites.

En effet, le principe de régularité actuellement en vigueur intègre les documents sur support électronique dans sa définition d’une pièce comptable juridiquement recevable.

Facture suisse : aspects juridiques

Envoi de la facture

Une fois les règles présentées ci-dessus respectées, l’entreprise est en droit de procéder à l’envoi de la facture sous format papier, mais aussi (sur accord du client) sous format électronique (avec une QR-Facture par exemple) ou numérisé.

Conservation de la facture

Le livre cinquième du Code civil suisse (Code des obligations) rappelle dans l’article 958f la nécessité pour l’entreprise de conserver pendant une période de 10 ans tous les livres et pièces comptables, ainsi que les rapports de gestion et de révision.

Ainsi, pendant toute la durée de cette période, le créancier conserve le droit de demander au débiteur de la facture (le client) de lui fournir une preuve de paiement.

Facture invalide

Bien que cela semble contre-intuitif, c’est au client que revient la responsabilité juridique en cas d’édition d’une facture inexacte. Sans une preuve de paiement valide, il lui sera impossible de procéder à la déduction de l’impôt préalable.

Pour cette raison, il est de son ressort de demander aussi promptement que possible au bénéficiaire la réédition d’une facture dès lors que celle-ci lui semble invalide.

Bien que l’édition d’une facture nécessite la présence en bonne et due forme de chacun des champs mentionnés ici, la procédure de facturation dans son intégralité demeure plus complexe.

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