Vorgang und Pflichten: die Schweizer Rechnungsstellung im Jahr 2022 verstehen

Abhängig von den verkauften Waren und Dienstleistungen, den Transaktionskosten, der Art des Empfängers oder auch der Größe Ihres Unternehmens sind die Vorgehensweisen und Pflichten, die bei der Rechnungsstellung zu beachten sind, unterschiedlich. Möchten Sie alles über diesen Buchungsbeleg erfahren? Folgen Sie dem Leitfaden!

Wann wird eine Rechnung ausgestellt?

Definition einer Rechnung

Eine Rechnung ist ein Beleg für einen Kauf oder Verkauf und stellt alle notwendigen Informationen über eine Transaktion zur Verfügung.

Die Gültigkeit dieser Erfassung setzt zwangsläufig die gegenseitige Zustimmung der Unterzeichner voraus, und zwar ausdrücklich oder stillschweigend. Eine Einigung über die wesentlichen Punkte des Vertrags ist jedoch ausreichend.

Gut zu wissen: Die Schlichtung eines möglichen Streitfalls über die Nebenpunkte der Rechnung obliegt einem Richter.

Die Rechnung, die vom Empfänger angefordert und vom Leistungserbringer ausgestellt wird, bietet drei wichtige Garantien, die sich auf Folgendes beziehen:

• die Herkunft der Transaktion
• die Integrität der Transaktion
• die Authentizität der Transaktion

Für Leistungen (Waren und Dienstleistungen), deren Preis unter 400 CHF liegt, ist eine Rechnung nicht zwingend erforderlich: Die Ausstellung eines Kassenzettels ohne Angabe des Vor- und Nachnamens des Empfängers ist ausreichend.

Über diesen Betrag hinaus ist der Rechnungsbeleg in verschiedenen Formen rechtlich zulässig, beispielsweise als:

• Vertrag
• Quittung
• Gutschrift
• Quittung, Coupon oder Kassenzettel (über die Registrierkasse oder elektronische Kasse)

Achtung, folgende Dokumente gelten umgekehrt nicht als Rechnung:

• Fax
• Bestellscheine
• Lieferscheine
• Abrechnungsprotokolle
• E-Mails
• elektronisch versandte Rechnungen

Darüber hinaus genießen Fotokopien und Duplikate ein eingeschränktes Recht.

Dennoch räumt der in Artikel 958f (“Fünfter Teil: Obligationenrecht”) enthaltene Grundsatz der Freiheit der Beweismittel Rechnungen die gleiche Beweiskraft ein, unabhängig davon, ob sie in Papierform, elektronisch oder in digitalisierter Form ausgestellt sind (Beschluss des Bundesrates).

Das Bundesgesetz als Ergänzung zum Schweizerischen Zivilgesetzbuch legt fest, dass es wichtig ist, dass die Buchhaltungsunterlagen die Verbindung der besagten Transaktion gewährleisten und unter allen Umständen verfügbar bleiben, und zwar mindestens zehn Jahre lang nach Ende des betreffenden Jahres. 

Rolle in der Buchhaltung

Das Vorgehen der Rechnungsstellung ist zentral für die Buchhaltung eines Unternehmens. Aus diesem Grund und neben dem Grundsatz der Freiheit der Beweismittel gibt es den Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung (siehe Artikel 957).

Dieser besagt, dass jede verrechenbare Transaktion:

• vollständig aufgezeichnet,
• systematisch erfasst,
• auf nachvollziehbare Weise registriert,
• klar und lesbar dargestellt,
• durch einen Buchungsbeleg belegt,
• und auf die Art und Größe des leistenden Unternehmens angepasst werden muss.

Die Rechnung ist somit ein Dokument, mit dem nicht nur alle Transaktionen eines Unternehmens nachvollzogen werden können, sondern das auch (in Kombination mit anderen Buchungsposten) dazu beiträgt, das Vermögen, die Finanzlage und Ergebnisse des Unternehmens wahrheitsgetreu darzustellen.

Wen es betrifft

Obwohl die Anforderung einer Rechnung durch den Empfänger sowohl an einen Leistungserbringer als auch an einen Lieferanten oder Gläubiger gerichtet sein kann, müssen nicht alle Unternehmen in der Schweiz die gleiche Buchhaltung führen.

Für Unternehmen, die im letzten Geschäftsjahr einen Umsatz von weniger als 500.000 CHF erzielt haben, genügt eine vereinfachte Buchhaltung. Sie müssen nur ihre Einnahmen und Ausgaben sowie ihr Vermögen berücksichtigen.

Die gleichen Bestimmungen gelten für:

• Vereine und Stiftungen, die sich nicht im Handelsregister eintragen lassen müssen
• Stiftungen, die von der Pflicht befreit sind, eine Prüfgesellschaft zu benennen.

Umgekehrt müssen Unternehmen, deren Umsatz im letzten Geschäftsjahr die Grenze von 500.000 Schweizer Franken überschritten hat, eine vollständige Buchhaltung führen.

Hinweis: Diese Maßnahme richtet sich insbesondere an Einzelunternehmen, Personengesellschaften sowie juristische Personen.

Wie stellt man eine Rechnung aus?

Verpflichtungen einer Rechnung

Von den notwendigen Bestandteilen einer Rechnung unterliegen drei einer besonderen Regelung.

Die Unterschrift

Die Schweizer Rechtsprechung berücksichtigt den technologischen Fortschritt und erlaubt daher die Verwendung einer elektronischen Signatur als Bestätigung des Rechnungsbelegs.

Sie ist zwar optional, kann aber die Authentifizierung und die Überprüfung der Integrität der übermittelten Daten erleichtern. Der Grundsatz der Freiheit der Beweismittel macht sie zu einer praktischen Alternative zur Unterschrift auf Papier.

Als wesentliches Element der Gesellschaft dient die (elektronische oder nicht elektronische) Unterschrift in erster Linie dazu, einen besseren Schutz vor einer nachträglichen Änderung bestimmter Vertragsbedingungen zu gewährleisten, die möglicherweise nicht identifiziert werden kann.

Sie findet ihren Platz bei Folgendem:

• Steuerabzug
• Erhebung der Steuer
• Einziehung der Steuer

Der Preis

Der Betrag der Gegenleistung (Lieferung einer Ware oder Dienstleistung) wird selbstverständlich auf der Rechnung angegeben. 

Weil es sich bei der Rechnungsstellung um ein internationales Geschäft handeln kann, ist es wichtig zu wissen, in welcher Währung oder welchen Währungen der Preis angegeben werden muss:

• Inländisches Entgelt. Wenn die Transaktion ausschließlich innerhalb der Schweizer Grenzen stattfindet, können die Preise nur in Schweizer Franken angegeben werden.
• Internationales Entgelt. Wenn der Empfänger des Verkaufs oder der Dienstleistung im Ausland ansässig ist, wird der Gesamtbetrag in CHF angegeben, muss aber auch in die Heimatwährung des Kunden umgerechnet werden.
• Internationaler Geschäftspartner. Falls Ihr Unternehmen den Empfänger im Rahmen eines B2B-Geschäfts vertritt, werden die Beträge in der Währung des Dienstleisters ausgedrückt und der Gesamtpreis muss in Schweizer Franken umgerechnet werden.

Gut zu wissen: Die Währungsumrechnung kann insbesondere über den offiziellen Wechselkurs erfolgen, der von der Eidgenössischen Zollverwaltung veröffentlicht wird.

Abgesehen von den zweiseitigen Transaktionen wird die Hauptbuchhaltung eines Unternehmens traditionell in der Landeswährung oder in der Währung geführt, die in den Geschäftsbereichen des Unternehmens am häufigsten verwendet wird.

Die Standardsprache einer Rechnung ist eine der Landessprachen (Französisch, Italienisch, Deutsch) oder, wenn es praktischer ist, Englisch.

Die Mehrwertsteuer (MwSt.)

Zur Erinnerung: Die Mehrwertsteuer, die sich auf Ihre Preisgestaltung auswirkt, hängt von Ihren Aktivitäten ab. Es gibt drei Arten:

• Der Normalsatz: 7,7%. Er gilt für die meisten Verkäufe wie Fahrzeuge, Schmuck, Kleidung oder Alkohol sowie für erbrachte Dienstleistungen.
• Der Sondersatz: 3,7%. Er gilt vor allem für das Beherbergungs- und Gaststättengewerbe.
• Der ermäßigte Satz: 2,5%. Er gilt vor allem für Güter des täglichen Bedarfs (Lebensmittel), des Gesundheitswesens (Medikamente) und der Kultur (Bücher und Zeitungen).

Um die Mehrwertsteuer genauer zu verstehen, sollten Sie sich mit ihren Grundlagen, Sätzen und Befreiungen vertraut machen. Da jeder Fall einzigartig ist, können Sie sich auch von einem ermächtigten Ausführer oder von der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) beraten lassen.

Anforderung einer Rechnung

Als Ergänzung zur Verpflichtung der Unternehmen, eine vollständige und authentische Buchhaltung zu führen, ist die Rechnung ein Dokument, das jeder Empfänger einer Leistung, deren Wert 400 CHF übersteigt, verlangen kann.

Die Erstellung der Rechnung kann dann sowohl vom Leistungserbringer als auch von einem Subunternehmer übernommen werden (man spricht dann von Outsourcing). In jedem Fall ist der Dienstleister für die Echtheit der Rechnung verantwortlich.

Zu beachten: Die Rechnung ist notwendig als Buchführungsdokument um den Vorsteuerabzug zu gewährleisten und kann sowohl an eine natürliche als auch an eine juristische Person gerichtet sein.

In diesem Zusammenhang ist es das absolute Minimum, den Lieferanten (Leistungserbringer), den Kunden (Leistungsempfänger) sowie die erbrachte Leistung zu bezeichnen. Weitere Angaben können gemäß Artikel 26 des Bundesgesetzes über die Mehrwertsteuer vorgeschrieben werden.

Zahlung einer Rechnung

Es ist zwar möglich, in der Rechnung eine Zahlungsfrist anzugeben, aber wenn keine Deadline angegeben ist, kann die Zahlung sofort verlangt werden.

Im Falle einer verspäteten Zahlung besagt Artikel 104 des Bundesgesetzes zur Ergänzung des Zivilgesetzbuches folgendes:

• Ein jährlicher Verzugszins von 5 % ist vom Schuldner zu tragen, der in Verzug geraten ist. Wurde zuvor im Vertrag ein eventuell niedrigerer Zinssatz vereinbart, tritt der Zinssatz von 5 % an dessen Stelle.
• Wenn der in der Rechnung angegebene Zinssatz (z. B. der B2B Diskontsatz) höher ist als der Verzugszinssatz von 5 %, wird dieser beibehalten.

Gut zu wissen: In der Schweiz dauert es im Durchschnitt zwischen 10 und 30 Tagen, bis eine Rechnung beglichen ist, und mehr als zwei Drittel werden innerhalb eines Monats beglichen.

Da jeder Fall individuell ist, ist die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) in der Lage, alle zusätzlichen Informationen bereitzustellen, um Sie bei der Rechnungsstellung zu unterstützen.

Kontaktdaten :

Eidgenössische Steuerverwaltung

Eigerstrasse 65

3003 Berne

Téléphone : +41 58 46 271 06

Zusammenfassung :

• Die Rechnung ermöglicht es, die Echtheit der Gegenleistung festzustellen.
• Die Rechnung ist nur dann rechtsgültig, wenn beide Parteien (Leistungserbringer und Leistungsempfänger) zustimmen.
• Die Rechnung ist für Transaktionen über 400 CHF verpflichtend.
• Die Rechnung hat dieselbe Beweiskraft, unabhängig davon, ob sie in Papierform oder elektronisch ausgestellt ist (unter Beachtung des Grundsatzes der Freiheit der Beweismittel). 
• Die Rechnung wird sowohl in den vom Dienstleister als auch vom Empfänger hauptsächlich verwendeten Währungen ausgestellt.
• Der Mehrwertsteuersatz der Rechnung hängt von der erbrachten Leistung ab.
• Die Rechnung muss auf Verlangen des Empfängers vorgelegt werden.
• Bei verspäteter Zahlung der Rechnung wird ein jährlicher Verzugszinssatz von mindestens 5 % fällig.