Schweizer Unternehmen: Wie stelle ich einem ausländischen Kunden eine Rechnung aus?
Die Rechnung ist ein verbindliches Dokument, das sowohl für den Kunden als auch für den Dienstleister verbindlich ist. Sie ist verpflichtend, um jede Geschäftstransaktion zu bestätigen, sowohl in der Schweiz als auch im Ausland.
Ob Sie eine Dienstleistung erbringen oder eine Ware verkaufen, ob Sie an eine Privatperson oder an einen Geschäftskunden verkaufen, die Rechnung ist das Herzstück der Buchhaltung eines Unternehmens. Während es recht einfach ist, eine Rechnung zwischen zwei Parteien auszustellen, die sich im gleichen Land befinden (gleiche Steuer- und Buchhaltungsregeln), stellt sich die Frage, wie es sich mit der Rechnungsstellung an einen ausländischen Kunden verhält.
Rechnungsstellung an einen ausländischen Kunden: Welche Standards sind zu beachten?
Wahl der Währung
Obwohl der Schweizer Franken immer noch seinen Platz auf internationalen Rechnung hat, ist es notwendig, den Gesamtbetrag auch in der Fremdwährung anzugeben (alle Preise für jedes Produkt- und/oder jede Dienstleistung).
Um sicherzustellen, dass die Umrechnung dem aktuellen Wechselkurs zwischen den beiden Währungen entspricht, können Sie den von der ESTV täglich aktualisierten Devisen-Tageskurs verwenden.
Wahl der Sprache
Das Wichtigste an einer Rechnung ist, dass sie vom Kunden verstanden werden kann. Für den Fall, dass Sie die Sprache Ihres Gesprächspartners nicht sprechen, ist Englisch immer eine Notlösung.
Achtung: Stellen Sie sicher, dass Englisch vom Kunden verstanden wird! In einigen Ländern, wie z. B. China, ist Englisch als Zweitsprache immer noch eine Minderheit.
Denken Sie daran, dass es ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil für Sie als Anbieter ist, die Sprache Ihrer Kunden zu beherrschen.
Je nachdem, wie viel Geld Sie zur Verfügung haben und wie rentabel es für Ihr Unternehmen ist, kann es sinnvoll sein, eine solche Aufgabe auszulagern: Eine einmalige Übersetzung Ihrer Standardrechnung kann durchaus langfristig von Nutzen sein und zur Kundenbindung beitragen.
Gut zu wissen: Sollte es einmal zu einer Steuerprüfung kommen, ist es optimal, zwei Kopien Ihrer Rechnung zu erstellen, eine auf Englisch oder einer anderen Fremdsprache und eine auf Deutsch.
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Rechnungsstellung an einen ausländischen Kunden: Wie geht man mit der Mehrwertsteuer um?
Befreiung
Weil bei einer internationalen Rechnungsstellung die Mehrwertsteuer (MwSt.) durch das Land Ihres Kunden und seine Steuergesetzgebung bestimmt wird, ist die Schweizer MwSt. nicht wirksam, unabhängig davon, ob es sich um eine Dienstleistung oder um einen Warenexport handelt.
Damit Ihre Rechnung zulässig ist, müssen Sie dennoch den Vermerk “Mehrwertsteuerbefreiung” zusammen mit der Artikelnummer, die die Befreiung legitimiert, auf der Rechnung vermerken.
Hinweis: In den meisten Fällen ist Artikel 23 des Mehrwertsteuergesetzes verbindlich.
Da die Vorschriften je nach Land, in dem Ihre Kunden ansässig sind, unterschiedlich sind, kann ein von der ESTV zugelassener Ausführer Ihre Fragen zum Export Ihrer Waren oder zur Erbringung Ihrer Dienstleistungen genau beantworten.
Besondere Fälle
Vorübergehender Export
Eine eher atypische Situation betrifft den vorübergehenden Export von Waren ins Ausland. Da bei dieser Art von Geschäft kein Verkauf stattfindet (da die Waren später in die Schweiz zurückgebracht werden), ist es von der Mehrwertsteuer des Gastlandes und auch von der Schweizer Mehrwertsteuer befreit.
Das gilt insbesondere für die Teilnahme an Messen und Ausstellungen. Leider sind damit auch Kosten verbunden, z. B. für die Nutzung eines Spediteurs oder eine spezielle Anfrage an das Transportunternehmen.
Daher übersteigen die Kosten für ein solches Vorgehen in der Regel die Kosten für die Mehrwertsteuer.
Gut zu wissen: Durch den Erwerb eines Carnet ATA im Rahmen eines internationalen Förderprogramms können Sie diese Kosten vermeiden.
Abholung von Waren
Eine weitere, seltene Option ist, dass ein ausländischer Kunde seine Ware direkt in der Schweiz abholt. In diesem Fall und weil die Leistung in der Schweiz erbracht wird, kann die Transaktion nicht von der Mehrwertsteuer befreit werden.
Rechnungsstellung an einen ausländischen Kunden: spezifische Verwaltung
Abgesehen von dem Hinweis auf die Mehrwertsteuerbefreiung sind keine weiteren gesetzlichen Angaben erforderlich. Somit ähneln die Elemente einer Rechnung an einen ausländischen Kunden den Pflichtfeldern, die Sie auf dem Buchhaltungsdokument innerhalb der Schweizer Grenzen finden werden.
Aufgrund der Schwankungen des Wechselkurses zwischen dem Schweizer Franken und anderen Fremdwährungen ist es empfehlenswert, den schlussendlich in fine repatriierten Betrag auf Ihrem Bankkonto wie in CHF als Buchwert zu halten.
Befreiung von der Mehrwertsteuer, keine besonderen Auflagen außer der Sprache Ihrer Kunden… Die größte Unsicherheit bei der Rechnungsstellung an einen ausländischen Kunden ist immer noch das Wechselkursrisiko.
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