OPEX et CAPEX : gérer l’équilibre de ses dépenses

Paiements quotidiens et investissements majeurs sont deux postes de dépenses complémentaires dans la vie d’une société, que celle-ci doit pourtant gérer de façons différentes. OPEX, CAPEX : pour certains, conserver l’équilibre entre ces “Yin et Yang” de la gestion de trésorerie peut être un vrai défi.

Vous souhaitez mieux apprivoiser les enjeux de ces deux sources de dépenses ? Suivez le guide !

Comprendre les OPEX

Définition

Contraction anglophone pour “Operational Expenditures”, les OPEX désignent les dépenses d’exploitation liées à un produit, un système, mais aussi et surtout à une entreprise. L’introduction de ce terme permet de mieux comprendre et visualiser la structure de coûts d’une société.

Concrètement, les OPEX représentent les dépenses les plus quotidiennes et rentabilisées de manière plus directe. Ces dépenses sont nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise afin de lui assurer une croissance régulière.

On peut classer les OPEX en deux sous-catégories :

Les Selling, general and administrative expenses (SG&A) sont les dépenses quotidiennes nécessaires au fonctionnement et à la croissance de l’entreprise :

• les ressources humaines : salaires des employés et charges sociales (secteurs de la comptabilité, marketing, informatique, administration…) ;
• les coûts de développement : budget marketing et publicitaire ainsi que les mensualités d’emprunt ;
• les coûts immobiliers : loyer, assurance.

Les Costs of goods sold (COGS) sont les coûts inhérents à la vente de biens ou de services :

• les ressources matérielles : matières premières, composants ;
• les ressources énergétiques : eau, gaz, électricité ;
• les coûts logistiques : déplacements, voyages d’affaires, livraisons.

À noter : Une majorité des dépenses d’exploitation peuvent être décrites comme consommables dans le sens où elles ne représentent pas un investissement de longue durée. Les OPEX sont donc généralement payées et “consommées” durant la même période comptable.

En termes de gestion de la trésorerie, privilégier les dépenses d’exploitation participe au lissage des flux financiers et donc (sous réserve d’un pilotage efficace) à une optimisation des Besoins en fonds de roulement (BFR).

Comprendre les CAPEX

Définition

À l’inverse des OPEX, les Capital Expenditures (CAPEX) désignent les dépenses d’investissement et sont donc davantage tournées vers la croissance à long terme de l’entreprise.

Les dépenses d’investissement pèsent lourd dans la balance du BFR puisqu’elles constituent généralement un engagement financier important dont le Retour sur investissement (ROI) ne peut se percevoir que progressivement et après plusieurs mois ou plusieurs années.

Les CAPEX peuvent représenter divers types d’investissements, par exemple :

• l’achat de véhicules ;
• l’achat de matériel informatique (ordinateurs) ;
• l’achat d’équipement de production (machines-outils) ;
• l’optimisation d’équipement.

L’actionnariat d’une entreprise garde un œil prudent sur les CAPEX, puisque ces dernières témoignent des perspectives de croissance à plus long terme, et peuvent donc annoncer une augmentation progressive des résultats et des dividendes.

Bon à savoir : Les dépenses d’investissement peuvent être financées aussi bien en interne (fonds propres de l’entreprise) que via d’autres solutions telles que l’endettement ou le financement participatif.

Coûts cachés

Bien que les CAPEX représentent un investissement ponctuel (et généralement lourd), il serait faux de penser que l’achat représente la seule source de dépenses. 

En effet, une dépense d’investissement entraîne bien souvent des coûts annexes nécessaires à son entretien tels que :

• les charges (électricité, climatisation) ;
• le stockage (manques à gagner avec l’espace utilisé) ;
• l’entretien technique (nettoyage, mise à jour).

Pour compléter les nombreux paramètres à prendre en compte lors d’une dépense d’investissement, il est judicieux d’anticiper la fréquence d’utilisation des CAPEX. Cette mesure facilitera le calcul du ROI et aidera à fixer la date de son seuil de rentabilité.

OPEX ou CAPEX : le dilemme de toute entreprise

Les enjeux

OPEX comme CAPEX représentent deux catégories complémentaires et nécessaires à l’entretien (OPEX) et à la croissance (CAPEX) de l’entreprise. Il est donc évident que la question de l’équilibre entre ces deux types de dépenses est un enjeu majeur pour toute société.

Parce que ces dépenses sont les piliers de la production de richesse, tous les leviers permettant d’optimiser votre gestion de la trésorerie auront un impact majeur sur vos décisions stratégiques entre OPEX et CAPEX.

Si les dépenses d’investissement sont parfois inévitables dans de nombreux secteurs industriels ayant recours à une machinerie lourde, le dilemme est bien plus complexe lorsqu’il s’agit de trancher dans le domaine informatique.

“Vaut-il mieux déléguer une mission récurrente à un prestataire (OPEX) ou préférer investir sur le matériel nécessaire en interne (CAPEX) ?”, tel est le genre de questionnements que nombre d’entreprises sont régulièrement amenées à se poser.

À noter : Le développement des Software as a solution (SaaS) et des solutions Cloud viennent encore élargir l’éventail des possibilités et, par extension, des incertitudes.

Dans tous les cas, la problématique de fond reste la même : comment conserver un équilibre entre dépenses à court terme et dépenses à long terme ?

Choisir selon le contexte

Selon la santé économique ainsi que le secteur de l’entreprise, on privilégiera davantage l’une ou l’autre de ces catégories de dépenses. Dans l’ensemble, une situation d’instabilité financière (qu’elle soit due à des facteurs internes ou à une crise économique globale) impliquera davantage de dépenses d’exploitation (OPEX).

Par leur récurrence, les OPEX sont des opérations plus prévisibles et facilitent logiquement l’établissement de plans financiers à plus long terme.

De plus, dans l’optique d’amortir les coûts d’investissement dans une nouvelle structure (locaux, fusion d’entreprises…), de nombreux dirigeants se tournent vers l’OPEX en étalant la prise en charge des dépenses mensuellement (loyer, emprunt…).

Ainsi, les dépenses d’investissement (CAPEX) sont plutôt envisagées dans un contexte de croissance et de prospérité économique pour l’entreprise. Sans de telles perspectives d’avenir, les OPEX offriront davantage de sécurité.

Prise de décision

C’est lors de la construction budgétaire annuelle (généralement à l’automne de l’année N-1) que sont prises les décisions concernant le choix entre OPEX et CAPEX.

Pour faciliter ce processus, il est nécessaire de bien comprendre chaque dépense, notamment en définissant sa nature et les objectifs qu’elle sert. 

Parce qu’avec le temps vient l’expérience, des règles propres à l’entreprise peuvent être éditées afin d’assister, voire d’automatiser la prise de décision pour chaque poste de dépenses.

Dépenses d’exploitation et dépenses d’investissement représentent donc, chacune à leur manière, les sources de coûts de votre société.